Skip to content

3 sposoby na efektywny billing z Salesforce Revenue Cloud

Podejrzewasz, że billing w Twojej firmie jest niedoskonały? Na fakturach powtarzają się błędy takie jak zły adres rozliczeniowy, nieprawidłowe produkty i nieaktualne kwoty czy ceny? Mogłoby się wydawać, że nie ma korelacji między ofertami, które zakontraktował Twój zespół sprzedaży, a fakturami utworzonymi przez zespół finansowy. Obserwujesz jednak problemy z cash flow, co uniemożliwia rozwój Twojego biznesu. Jeśli ten wstęp Cię zainteresował, ten artykuł jest dla Ciebie – tak samo zresztą jak Salesforce Revenue Cloud. To rozwiązanie powstałe z połączenia z dwóch produktów Salesforce: CPQ i Billing.

Zobacz, jak to narzędzia Salesforce pomogą Ci rozwiązać problemy z billingiem!

Billing cichym bohaterem Twojej firmy

Sprzedaż jest kluczowa dla biznesu, ale nawet najlepsze negocjacje nie mają znaczenia, jeśli nie zakończą się monetyzacją kontraktu. Chociaż mówiąc o handlu zazwyczaj skupiamy się na przedstawicielach handlowych i podpisywanych przez nich umowach, to nie możemy też zapominać o dbający o rozliczenia dział finansów, bez którego cały wysiłek włożony w zamknięcie okazji biznesowej spaliłby na panewce.

Nie powinno zatem dziwić, że sprawna praca działu finansów ma kluczowe znaczenie dla funkcjonowania firmy. W związku z tym warto zadbać o jak najlepsze narzędzia do rozliczeń. Jakie? Oczywiście zgodne z obecnymi standardami rynkowymi, pozwalające na automatyzację powtarzalnych procesów, spójne, ale jednocześnie wystarczająco elastyczne, aby odwzorować indywidualne potrzeby Twojego biznesu. Posiadanie jednej koherentnej platformy sprawdzi się o wiele lepiej niż integracja wielu silosowych podsystemów.

Jednym z najpopularniejszych rozwiązań na rynku jest Salesforce Billing. Obsługuje on cały proces lead-to-cash na jednej platformie oraz dostosowuje się do zmiennych modeli biznesowych i automatyzuje powtarzalne procesy. Tym samym minimalizuje ryzyko wystąpienia błędów spowodowanych czynnikiem ludzkim i oszczędza czas spędzony na księgowości. A przecież czas to pieniądz!

Zdjęcie pracownicy działu finansów przeglądającej dokumenty

Największe wyzwania związane z billingiem

Na początek zastanówmy się, jak wygląda fakturowanie w firmach. Najprawdopodobniej odpowiada za to pracownik, który ręcznie tworzy faktury na podstawie białej księgi umowy. Wiąże się to z dużym wysiłkiem, ponieważ musi on sprawdzić, czy:

  • ceny zostały poprawnie skalkulowane (biorąc pod uwagę rabaty, ceny blokowe itp.), 
  • produkty są dostępne w podanej ilości; 
  • adresy wysyłkowe i pocztowe są poprawne i wiele innych.

Oczywiście, taki jednoosobowy system może działać, jeśli np. sprzedajesz ograniczoną liczbę towarów, ale gdy Twoja firma się rozwija i musisz wystawiać coraz więcej faktur z bardziej złożoną logiką kalkulowania cen i zróżnicowanymi warunkami prawnymi, jedna osoba po prostu nie ma szans poradzić sobie z tym procesem. Firmy zaczynają więc zatrudniać więcej osób, myśląc, że więcej etatów poskutkuje rozwiązaniem problemu… Jednak faktury nie stają się nagle nieprawidłowe, raczej wynika to z zaniedbań podczas gromadzenia danych potrzebnych do billingu. Przekłada się to na błędy w cenie, nieodpowiednią ilość zafakturowanych towarów czy niezgodność produktów na fakturze z tymi w kontrakcie.

W najgorszych przypadkach firmy nie mogą wystawić rachunku, ponieważ faktura dociera na niewłaściwy adres lub w ogóle nie dociera. Takie sytuacje prowadzą do wycieku przychodów i źle wpływają na doświadczenia klientów z Twoją marką. Świadomy zarząd firmy po dogłębnej analizie zagadnienia, w końcu daje zielone światło dla wdrożenia bardziej zaawansowanych narzędzi billingowych i zgadza się na alokację większej ilości zasobów na „wyleczenie” procesu billingu. Ale niestety problem nadal występuje. Gdzie więc jest jego prawdziwe źródło? Odpowiedź: dane przekazywane przez zespół sprzedaży. 

Grafika przedstawia monitor z uruchomionym programem Revenue Cloud, w którego skład wchodzą CPQ i Billing
Zatrzymaj wyciek przychodów dzięki rozwiązaniom Salesforce

Elastyczny billing

Modele biznesowe oparte na subskrypcji, a także usage-based, czyli usługi zależne od częstotliwości użycia, to prawdziwe złoto z punktu widzenia przychodów firmy. Zapytaj jednak swój zespół finansowy o rozliczanie produktów subskrypcyjnych, a prawdopodobnie okaże on mniejszy entuzjazm. To dlatego, że tradycyjne systemy billingowe zostały stworzone do obsługi prostych, jednorazowych transakcji. Nie są one przystosowane do fakturowania bardziej skomplikowanych konfiguracji produktów czy usług.

Salesforce Billing został specjalnie zaprojektowany do obsługi różnych typów rozliczeń, w tym subskrypcji. Także tych zawierających jednorazowe opłaty za konfigurację systemu, czy płatności opartych o zużycie ilości sprzedawanego produktu w danym okresie. Podatki naliczane są automatycznie dla wszystkich elementów zamówienia, przy użyciu standardowej salesforce’owej konfiguracji. W przypadku bardziej skomplikowanych zasad naliczania podatków z pomocą przychodzi integracja z systemem Avalara. Wszystko przystosowane jest do zarządzania z poziomu jednej platformy, bez potrzeby tworzenia customowych integracji pomiędzy systemami.

Zautomatyzowany cykl życia klienta

Sprzedaż usług subskrypcyjnych to skomplikowany, czasochłonny proces. Wynikający z reguł wyliczania cen, zależnych zarówno od zamówionego produktu, jak i czasu, przez który ma być dostępny dla klienta. A przecież do tego wszystkiego należy dodać jeszcze scenariusze upgrade’u, downgrade’u czy odnowienia subskrypcji! Nic dziwnego, że ostateczna cena często jest błędna, co nastręcza trudności działowi finansowemu, na którego barkach spoczywa korekta faktur tak, by ostatecznie rozliczenia były zawsze poprawne, a firma nie traciła reputacji i płynności finansowej.

Świadomość tych problemów sprawia, że Salesforce Billing posiada funkcję obliczania proporcji cen w przypadku sprzedaży na dany okres. Dostępne funkcje obejmują obsługę zaawansowanych wymagań biznesowych. Takich jak przedłużanie umów, sprzedaż różnych poziomów dostępu do produktu czy limitowanego czasowo dostępu do bezpłatnej wersji próbnej. Wszechstronna oferta billingowa, elastyczne reguły walidacji danych i łatwo konfigurowalne automatyzacje sprawiają, że faktury są zawsze poprawne i zawierają wszystkie potrzebne informacje. Wysiłek związany z poprawianiem błędów ludzkich jest zredukowany do minimum! Zaoszczędzony w ten sposób czas możesz wykorzystać na sprawną pracę nad rozliczeniami, pozytywnie wpływając na wyniki finansowe firmy i umacniając jej pozycję na rynku.

Pełne wykorzystanie danych

Informacje finansowe o klientach często znajdują się w przestarzałych systemach ERP, czytelnych jedynie dla pracujących z nimi od lat księgowych. Sprawia to, że nie da się wykorzystać potencjalnie wartościowych dla innych pracowników danych jedynie ze względu na niezrozumiały interfejs programu.

Chociaż prawdą jest, że to zespół finansowy jest odpowiedzialny za rozliczenia w firmie, inne działy również mogłyby korzystać z łatwego dostępu do zamówień, umów, faktur i danych płatności. Wgląd w cały proces od zamówienia do płatności (lead-to-payment) pozwolić może przedstawicielom handlowym wzmacniać relacje z klientami, a controlling na pewno ucieszy się z raportów finansowych z poprawnie wyliczonymi wskaźnikami finansowymi takimi jak MRR, TCV i Churn. Dostęp do pełni danych transakcyjnych poprawi prognozy Business Intelligence, co pomoże podejmować racjonalne decyzje strategiczne.

Podejście oparte na danych (data-driven approach) to przyszłość biznesu, a każdy rekord stanowi bezcenne źródło informacji dla prognoz i analiz finansowych. Z tego powodu po prostu musisz wykorzystywać wszystkie posiadane informacje tak efektywnie, jak to tylko możliwe. 

Salesforce CPQ – doskonały środek zaradczy

Teraz zobaczmy, jak Salesforce wspiera Cię i umożliwia płynną wymianę informacji między działami sprzedaży i finansów. Salesforce CPQ oczywiście pomaga sprzedawcom szybciej tworzyć dokładne wyceny, ale wpływ tego rozwiązania na ich wydajność jest znacznie większy! Jedną z największych zalet tego oprogramowania jest możliwość zaangażowania całej firmy w proces sprzedaży. Prawidłowo wdrożone CPQ  sprawi, że Twoje działy sprzedaży, finansów oraz prawny będą mogły w równym stopniu wpływać na konfigurację oferowanego produktu. W skrócie oznacza to, że Twoi sprzedawcy nie będą proponować klientom konfiguracji produktów, które nie są możliwe do dostarczenia ze względów finansowych oraz prawnych.

Salesforce CPQ  cały czas przechowuje informacje z zakontraktowanej oferty zapewniając zgodność w procesie zarządzania zamówieniami. Zakontraktowane ilości produktów są monitorowane, aby zapobiec sytuacji, w której klient otrzyma niezgodne zamówienie (za dużo lub za mało produktów). Produkt ten może z łatwością usprawnić Twój proces fakturowania poprzez integrację z obecnym już w Twojej firmie systemem ERP. Co więcej, zapewni Ci on również kontrolę nad wprowadzaniem danych – proces ten zostaje w pełni zautomatyzowany, dzięki czemu nie ma miejsca na błędy, które mogą się pojawić w przypadku ręcznego przenoszenia danych. Dzięki CPQ  czas od podpisania umowy do otrzymania pieniędzy ulega znacznemu skróceniu.

Zdjęcie przedstawia zespół sprzedaży zastanawiający się, jak usprawnić billing
Dzięki rozwiązaniom Salesforce udoskonalisz billing w swojej firmie

Łatwa droga od leada do zamknięcia sprzedaży

Przyjrzyjmy się zwykłemu cyklowi życia klienta od momentu, gdy jest on tylko leadem w bazie, aż do zamknięcia sprzedaży. Skupimy się na produktach nieobjętych subskrypcją. Zwykle wygląda to tak, że siedzisz w biurze i tworzysz oferty, kontrakty i zamówienia. Wszystko to dzieje się w Salesforce CPQ. Następnie dane trafiają do systemu ERP, który przetwarza te zamówienia i bezbłędnie generuje faktury dokładnie odzwierciedlające potrzeby zakontraktowanego klienta. Jedyne co musisz teraz zrobić, to pobrać płatność i w razie potrzeby utworzyć raporty finansowe. Dane są spójne we wszystkich produktach Salesforce wdrożonych w Twojej firmie. Możesz więc użyć silnika Salesforce, by stworzyć raporty finansowe czy dashboardy.

Ok, to było łatwe. Zobaczmy teraz, jak to wygląda w przypadku produktów objętych subskrypcją oraz powtarzających się zamówień. Firmy często mają problemy z obliczaniem ceny za dodane produkty w czasie trwania subskrypcji, jeśli umowy mają wspólny termin. Przykładowo, masz roczną umowę opłaconą z góry, 72 dni po dacie jej rozpoczęcia. Klient chce włączyć dodatek, więc musisz zafakturować jego cenę z odpowiednim mnożnikiem. Z jeszcze bardziej złożoną logiką mamy do czynienia przy aktualizacji. Bez Salesforce CPQ wszystkie te kroki należałoby wykonać ręcznie, co oczywiście mogłoby prowadzić do błędów.

Jeśli używasz CPQ, takie problemy Cię nie dotyczą. Za każdym razem, gdy przedstawiciel handlowy tworzy ofertę z produktem subskrypcyjnym, Salesforce CPQ automatycznie tworzy umowę na koncie klienta. Są w niej przechowywane wszystkie informacje o sprzedanych produktach oraz o tym, które z nich wymagają odnowienia. Dzięki temu, że masz wszystkie informacje w jednym miejscu, Twój zespół handlowy swobodnie korzysta z aktualnych danych. Jeśli więc klient poprosi o zmianę umowy – np. włączenie dodatków – CPQ automatycznie wykona wszystkie złożone obliczenia opisane powyżej.  Nie ma tu więc miejsca na błędy.

Jak usprawnić billing dzięki Salesforce CPQ?

Podsumowując: Salesforce CPQ gwarantuje płynny przepływ danych we wszystkich procesach związanych z dostarczaniem towarów i usług Twoim klientom. Poza ścieżką sprzedażową największą wartość dodaną widać w procesach billingowych. 

Nieważne, czy Twoja firma posiada system ERP, czy też dedykowanego pracownika, który ręcznie tworzy faktury. Dane obliczone i przechowywane w Salesforce CPQ można łatwo wykorzystać do tworzenia faktur, dokumentów wysyłkowych i innych – i stworzysz je bezbłędnie już za pierwszym razem. Skróci się więc czas, który musi minąć od przygotowania wyceny do otrzymania pieniędzy. Zwiększą się również obroty i – co najważniejsze – satysfakcja Twoich klientów!

Jeśli jesteś zainteresowany tym, jak wdrożenie rozwiązań Salesforce może pomóc Twojej firmie udoskonalić billing oraz uwolnić jej pełny potencjał, zapraszamy do kontaktu!

Chcesz przeczytać, co o CPQ i Billingu (czyli Salesforce Revenue Cloud) pisze sam producent tego oprogramowania? Możesz to zrobić na oficjalnej stronie Salesforce.

Dodaj komentarz

LinkedIn
Facebook