Dane są wokół nas i zmieniają życie na wielu płaszczyznach, także w szybko rozwijającym się świecie biznesu. Umiejętność zbierania danych oraz ich skutecznej analizy może być więc jedną z głównych przewag konkurencyjnych firm w XXI wieku. Digital data daje możliwość pozyskiwania szczegółowych informacji, które pomagają w usprawnieniu procesów oraz podejmowaniu decyzji we wszystkich sektorach organizacji, dzięki wykorzystaniu możliwości wglądu w dane. Przy ich dużej ilości, szerokiej skomplikowanej strukturze oraz wielu zależności, analiza surowych danych jest trudna, dlatego z pomocą przychodzi kokpit menedżerski, czyli inaczej dashboard.
Co to dashboard?
Jest to kokpit menedżerski, zwany także pulpitem nawigacyjnym. Pełni on rolę narzędzia do zarządzania informacjami, dającego możliwość analizowania, śledzenia i wyświetlania kluczowych wskaźników wydajności (key performance indicators), metryk oraz wizualizacji danych. Służy również do monitorowania kondycji firmy, działu, projektu bądź konkretnego procesu.
Dashboard dostosowany do indywidualnych potrzeb
Dashboardy mogą być customizowane, dzięki czemu będą odpowiadały indywidualnym potrzebom twoich użytkowników. Marketerzy mogą więc korzystać z kokpitów pokazujących najbardziej optymalne kanały dotarcia (lub kampanie) do potencjalnych klientów na podstawie wskaźników CTR czy ROI. Pulpit skonfigurowany dla członków zarządu może natomiast pokazywać aktualną rentowność firmy, pipeline sprzedażowy lub efektywność pracowników.
Dashboard na przestrzeni lat
Pulpity nawigacyjne szybko stają się integralną częścią współczesnych przedsiębiorstw. Możliwość dostarczania biznesom dokładnych danych o stanie firmy sprawiła bowiem, że stały się one niezbędne w każdym procesie decyzyjnym opartym na danych.
Chociaż idea wykorzystania danych i metryk do podejmowania iteracyjnych i zoptymalizowanych decyzji biznesowych stała się naturalnym etapem rozwoju firmy, jej korzenie sięgają lat 40 ubiegłego wieku.
Początki
Analizowanie danych biznesowych w skali umożliwiającej tworzenie wzorców i spostrzeżeń stało się praktyczne dopiero wraz z rozwojem informatyki. Podczas drugiej wojny światowej urządzenia mechaniczne stały się na tyle skomplikowane, że mogły wykonywać obliczenia z szybkością znacznie przewyższającą możliwości człowieka. Było to jednak mocno skoncentrowane w sektorze wojskowym oraz rządowym. Wynalezienie tranzystora półprzewodnikowego pozwoliło na praktyczne wdrożenie systemów informacyjnych w biznesie.
System EIS
W latach 80. powstał System Informacji Wykonawczej (EIS). Był to pierwszy zintegrowany system przypominający nowoczesny dashboard. Łączył on w sobie graficzny wyświetlacz, łatwy w użyciu interfejs użytkownika oraz rozbudowane możliwości raportowania, dzięki czemu kadra kierownicza najwyższego szczebla mogła analizować dane i odkrywać trendy, monitorując wydajność.
Systemy były w stanie dostarczyć jedynie dane wspierające decyzje podejmowane na szczeblu kierowniczym, zaś ich cena i ograniczenia w zakresie danych sprawiały, że były one dostępne tylko dla elit największych korporacji. Było jednak jasne, że korzyści płynące z posiadania takiego systemu umożliwią tworzenie lepszych strategii oraz podejmowanie decyzji data-driven.
System EIS jako początek Business intelligence
Dzięki swoim osiągnięciom, EIS doprowadził do rozwoju systemów Business Intelligence (BI), które próbowały przenieść korzyści płynące z EIS na niższe szczeble korporacji. Aby zaspokoić potrzeby znacznie szerszego grona odbiorców, położono większy nacisk na hurtownie danych i rozwój procesów wsparcia. Podobnie, funkcje systemów BI zostały rozszerzone o przetwarzanie danych, eksplorację, analizę predykcyjną i historyczną oraz przetwarzanie złożonych zdarzeń.
Dashboard – dlaczego warto go używać ?
Artykuł z Wydziału Matematyki i Statystyki Uniwersytetu w Yorku opisuje wizualizację danych jako „naukę o wizualnym przedstawianiu 'danych’ – informacji, które zostały wyabstrahowane w pewnej schematycznej formie”. Dzięki kokpitowi stworzonemu w narzędziu Business Intelligence (np. Tableau), można w łatwy i szybki sposób połączyć się z różnymi źródłami danych oraz przedstawić miliony wierszy w jednej wizualizacji. Istnieje również zaawansowana aplikacja mobilna dostępna dla IOS & Android, która dodaje opcję mobilnego wglądu w statystyki użytkownikom Tableau.
Dashboard po Twojemu
Wygląd i konstrukcja zależą całkowicie od Ciebie oraz struktury Twojej firmy. Kokpit menedżerski służy do konsolidacji i pokazywania na jednym ekranie aktualnych statystyk oraz metryk. Mogą to być również kluczowe wskaźniki wydajności dla organizacji, działu lub konkretnego procesu. Przedstawiane są one w formie wykresów, grafów i innych łatwych do odczytania grafik, dzięki czemu podejmowanie decyzji biznesowych oraz raportowanie stają się prostsze. Kokpit menedżerski może być więc wykorzystywany do definiowania wskaźników, określania celów wydajnościowych i identyfikowania problemów bez konieczności przeglądania wielu stron raportów.
Źródła danych
Dashboardy są w stanie agregować dane z wielu źródeł, dzięki czemu nie tylko oszczędzamy czas, ale również mamy dostęp do wszystkich danych w jednym miejscu. Pozwala to na szeroką analizę danych, znalezienie i zrozumienie wielu wcześniej niewidocznych zależności. Prawidłowo zaprojektowane kokpity zwiększają produktywność i zysk biznesu dzięki decyzjom data-driven, analityce klientów w czasie rzeczywistym oraz prognozom.
Dzięki szerokiemu zakresowi możliwości, dashboardy można dostosować do potrzeb i funkcji biznesowych. Jedną z najważniejszych korzyści płynących z zastosowania dashboardu jest uproszczenie i scentralizowanie informacji, co pozwala zaoszczędzić czas, pieniądze i zdrowie pracowników.
Dashboard: proces tworzenia
Data dashboard połączony jest za pomocą narzędzia Business Intelligence (doskonałym przykładem jest Tableau) ze źródłami, które przechowują dane Twojej firmy. Excel sheet, magazyn danych bądź serwer magazynujący dane, to kilka z wielu przykładów źródeł z danymi, które służą do projektowania wizualizacji.
Kokpit ten przekształca surowe dane w czytelną wizualizację pozwalającą wykonywać precyzyjne analizy danych oraz przedstawiać najważniejsze informacje. Sam proces tworzenia takiego pulpitu można przedstawić w 7 krokach:
Zdefiniowanie wymagań
Tworzenie dashboardu jest jak podróż: musisz wiedzieć, dokąd zmierzasz, abyś mógł zdecydować, jak tam dotrzeć.
W terminologii projektowej oznacza to zebranie informacji od użytkowników, którzy mają z niego korzystać. Ważne informacje, które należy zebrać, mogą obejmować niektóre z poniższych elementów:
- Przewidywana grupa użytkowników – prezes, dyrektor zarządzający, menedżer, analityk, konsultant
- Potrzeby użytkowników końcowych
- Na jakiej platformie ma być wdrożony kokpit (komputer stacjonarny, tablet, telefon komórkowy)
- Kluczowe wskaźniki (key performance indicators)
- Poziom szczegółowości miar
- Filtry do zastosowania
- Struktura postaci dashboardu
- Termin przygotowania pierwszej i ostatecznej wersji kokpitu
Tworzenie koncepcji
Po ustaleniu, czego oczekują użytkownicy, pora aby Twój zespół przeprowadził burzę mózgów. Celem będzie więc ustalenie, jak zrealizować zadanie: stworzyć dashboard, który spełni potrzeby i oczekiwania użytkowników końcowych oraz wesprze podejmowanie strategicznych decyzji.
Ważne jest, aby upewnić się, że cały zespół pracuje nad osiągnięciem tego samego celu.
Ten krok w procesie projektowania powinien odpowiedzieć na następujące pytania:
- Które elementy oraz rodzaje dashboardów (geolokalizacja, KPI, wykres, tabela itp.) są potrzebne do przedstawienia konkretnych kluczowych informacji oraz raportowania?
- Jak wygenerować dane w backendzie oraz które źródła danych są niezbędne do podłączenia?
- Jakie ikony akcji mogą być potrzebne odbiorcy?
- Którzy członkowie zespołu będą pełnić dane role (przydział dostępów)?
- Jakie kluczowe miary są ważne?
- Jakie filtry należy zastosować?
Tworzenie storyboardów
W jaki sposób dashboard będzie wykonywać działania oraz realizować zadania, które stawiają przed nim użytkownicy?
Etap storyboardingu powinien dostarczyć odpowiedzi na pytania projektowe, takie jak:
- Jakie akcje są wykonywane po każdym kliknięciu, które wykona użytkownik ?
- W jaki sposób elementy są filtrowane?
- Jeśli istnieje funkcja drilldown, jakie jej poziomy będą dostępne?
- Czy wdrożone komponenty spełnią oczekiwania odbiorców?
Rozmieszczenie oraz design
Na tym etapie nasz kokpit zaczyna nabierać kształtów. Następnie należy zdecydować o jego układzie oraz wyglądzie.
Poniżej znajdziesz przykładowe elementy wejściowe do ukształtowania dashboardu:
- Rozmieszczenie komponentów
- Rozmieszczenie filtrów
- Paleta kolorów (podstawowy, pomocniczy, kolory tekstu i tła)
- Animacje
- Rozmieszczenie ikon i logo
Zbieranie opinii
Większość pracy związanej z tworzeniem oraz projektowaniem dashboardu już za nami. Aby upewnić się, czy nasza praca spełnia oczekiwania użytkownika końcowego, musimy przejść do etapu pytania odbiorców o feedback.
Należy pamiętać, aby zwrócić się o opinię również do członków Twojego zespołu. Pozwoli to na uzyskanie wartościowych uwag oraz wskazówek.
Wprowadzanie zmian
W zależności od tego z jaką dokładnością i jakością zostały wykonane etapy 1-4, ten krok może być krótki bądź długi.
Jeśli z poprzedniego etapu zbierania opinii wynika niewiele uwag lub sugestii, ten etap będzie krótki. W przeciwnym razie może być konieczne przeprowadzenie wielu iteracji etapu zbierania opinii i wdrażania wynikających z nich zmian lub poprawek.
Tworzenie dokumentacji
Ostatnim krokiem jest stworzenie dokumentacji uzupełniającej do dashboardu. Dobrą praktyką jest tworzenie dwóch odrębnych form dokumentacji:
- Dokumentacja dla użytkowników zawierająca instrukcje dotyczące wykorzystania dashboardu w celu zaspokojenia ich potrzeb.
- Dokumentacja wewnętrzna opisująca proces tworzenia dashboardu, mająca służyć do wykorzystania przez pracowników w przyszłości – jest to tekstowa dokumentacja kroków od 1 do 7 procesu tworzenia dashboardu.
Podstawowa klasyfikacja dashboardów
Wyodrębnia się wiele typów dasboardów – zależy to bowiem od prezentowanych w nich informacji, grupy docelowej oraz przeznaczenia. Dasboard powinien powstawać z myślą o użytkowniku i w największym stopniu odpowiadać na jego potrzeby informacyjne. W związku z tym kokpity menedżerskie dzieli się na trzy grupy:
Operacyjny
Dashboard ten odpowiada na pytanie: „co się teraz dzieje?”. Służy do monitorowania danych w czasie rzeczywistym lub danych transakcyjnych w odniesieniu do kluczowych wskaźników i KPI. Dane na pulpitach operacyjnych są często aktualizowane.
Przykładem dashboardu operacyjnego jest projekt Tomasza Webera, który przedstawia dane sprzedażowe samochodów w Polsce. Projekt ten powstał na podstawie danych z popularnego serwisu samochodowego.
Dane do projektu przygotowano w narzędziu Tableau Prep, a sam dashboard stworzono w Tableau Desktop.
Analityczny
Dashboard analityczny analizuje duże ilości danych. Dzięki temu analitycy mogą badać trendy, przewidywać wyniki, odkrywać spostrzeżenia i wyznaczać cele na podstawie wglądu w dane historyczne.
Przykładem takiego pulpitu analitycznego jest projekt Daniela Białobrzeskiego, który przedstawia analizę kondycji branży fitness w Polsce.
Dashboard ten, podobnie jak powyższy, związany z branżą motoryzacyjną, został przygotowany za pomocą narzędzi Tableau Prep oraz Tableau Desktop.
Strategiczny
Tego typu dashboard jest wykorzystywany przez kadrę kierowniczą do monitorowania wskaźników KPI. Dane z pulpitów strategicznych są aktualizowane rzadziej niż w przypadku kokpitów wymienionych wyżej.
Pulpity strategiczne łączą się z danymi live oraz odświeżają się raz dziennie. Pomaga to kadrze kierowniczej w utrzymaniu poziomu kluczowych wskaźników. Dashboardy strategiczne często przedstawiają również wyniki w pewnym okresie np. miesiąc, kwartał, rok.
Dodatkowe przykłady
Executive Dashboard
Zapewnia on szybki przegląd działalności firmy. Kokpity zazwyczaj czerpią dane ze źródeł danych finansowych, sprzedażowych, marketingowych i operacyjnych, aby przedstawić KPI w postaci wskaźników i wykresów.
Performance Dashboard
Służy do pomiaru wydajności oraz umożliwia pracownikom firmy mierzenie, monitorowanie i zarządzanie kluczowymi działaniami i procesami niezbędnymi do osiągnięcia celów biznesowych.
Marketing Dashboard
W środowisku marketingowym, które w coraz większym stopniu opiera się na chmurze, pulpity marketingowe oferują możliwość połączenia, mieszania i analizowania zróżnicowanych danych. Dlatego dzięki wizualizacjom przedstawionym w tego rodzaju kokpicie marketerzy mogą szybko mierzyć wydajność kampanii i identyfikować trendy.
Stwórz swój pierwszy dashboard
Jeśli jesteś gotowy zbudować customowy pulpit dla swojej firmy, Tableau jest jednym z najlepszych narzędzi do tego służących. Co więcej, to rozwiązanie Business Intelligence, któremu zaufało wiele organizacji na całym świecie, ma wbudowaną integrację z ponad 80 źródłami danych.
Dzięki Tableau online będziesz w stanie łączyć się z kokpitami z każdego miejsca, a także korzystać z nich w tym samym czasie co inni pracownicy.
Skorzystaj z 14-dniowego darmowego dostępu. W razie pytań skontaktuj się z nami!
Dowiedz się więcej o Tableau oraz zobacz, jak przygotować dane do analizy.
Poza tym sprawdź także, czym jest data science i jak dyscyplina ta może pomóc Twojej firmie.
Autor: Daniel Białobrzeski
