Opisując zarządzanie zmianą w biznesie, lubię przywoływać metaforę podróży. Zmiana w prostych słowach jest przejściem z punktu A do punktu B. „A” oznacza stan obecny, B – naszą organizację po zmianie, a samo przejście oznacza wszystkie aktywności, które muszą się wydarzyć, aby w punkcie „B” się znaleźć. Dlaczego więc, pomimo tak prostego procesu, jedynie w 32% przypadków wdrożenia IT kończą się pełnym sukcesem*? Dlaczego, w najlepszym razie, firmy docierają jedynie w okolicę punktu „B”?
W zmianie mamy do czynienia z wieloma czynnikami i tak naprawdę każdy z nich może się przyczynić do jej sukcesu lub porażki. Mimo to, to czynnik ludzki jest najczęściej przywoływanym elementem, który decyduje o sukcesie i porażce procesu zmiany.
Na podstawie naszych doświadczeń, wyróżniliśmy cztery podstawowe czynniki związane z elementem ludzkim, które są konieczne do wdrożenia zmiany. Niestety, z różnych powodów często są one pomijane lub nieodpowiednio adresowane podczas wdrożeń IT. Czynniki te to:
- potrzeba i energia do zmiany,
- wspólna wizja,
- zasoby oraz
- realistyczny plan.
Potrzeba i energia
Skuteczne budowanie zrozumienia po stronie użytkowników systemu, dlaczego wdrażamy narzędzie, to podstawa projektu. Każdy przyszły użytkownik powinien rozumieć, dlaczego zmiana jest potrzebna. Co więcej, im bardziej zmiana adresuje osobiste wyzwania odbiorcy, tym większa motywacja do jej przeprowadzenia. Kolejnym elementem jest energia do zmiany. Możemy ją zbudować na przykład poprzez komunikację korzyści, jakie zmiana ma przynieść na poziomie organizacji oraz każdego użytkownika.
Brak jednego z tych elementów powoduje nieodpowiedni priorytet dla projektu. Im mniejsza motywacja do zmiany, tym chętniej użytkownicy systemu będą się angażować w inne aktywności – często inne projekty lub po prostu dotychczasowe, dobrze znane działania.
Wspólna wizja wdrożenia IT
Każda osoba stojąca przed zmianą swojego dotychczasowego narzędzia pracy chce i powinna wiedzieć, jak dokładnie będzie wyglądała jej praca z nowym systemem. Ale ogólne hasło: „zmieniamy na lepsze” przecież nie wystarczy. Użytkownicy nowego systemu powinni:
- znać sposób pracy z systemem,
- wiedzieć jakie nowe aktywności będą codziennie w nim wykonywać oraz
- jakie są nasze oczekiwania wobec nich w związku z pracą na systemie.
Zasoby
Sam projekt wdrożenia IT jest często prowadzony równolegle do regularnej działalności biznesowej. W związku z tym, osoby zaangażowane we wdrożenie realizują je równolegle do swojej dotychczasowej pracy, która już często zajmuje 100% ich czasu. W efekcie niezabezpieczenie zasobów ludzkich oraz czasowych powoduje frustrację po stronie zaangażowanych pracowników. Budzi poczucie, że nie będziemy w stanie podołać nowym obowiązkom i dodatkowo utrzymać wysokiego poziomu pracy.
Realistyczny plan wdrożenia IT
Każda podróż wymaga mapy oraz planu. Jeśli wyruszamy w nią sami, oba te elementy mogą istnieć tylko w naszych głowach. Jeśli jednak zabieramy w nią inne osoby bez zakomunikowania planu podróży, będziemy mieli do czynienia z grupą zagubionych współtowarzyszy, lub, co gorsza, maruderów. Podobnie, w projektach wdrożeniowych – brak realistycznego planu i odpowiedniej komunikacji skutkuje chaosem i oporem po stronie zaangażowanych pracowników.
Proces wdrażania zmian, pomimo prostej definicji, jest złożony i w dużym stopniu zależny od czynnika ludzkiego. To, jak zaadresujemy wyzwania związane ze:
- zbudowaniem potrzeby i energii do zmiany,
- przedstawieniem jej wizji,
- zabezpieczeniem zasobów oraz
- zbudowaniem i komunikacją realistycznego planu,
wpłynie na to, jak blisko celu dotrzemy i czy dojdziemy tam wzmocnieni czy mocno poturbowani.
Chcesz dowiedzieć się więcej o zarządzaniu zmianą lub wdrożeniach IT? Czujesz, że Twojej organizacji pomogłyby warsztaty z Change Managementu? Skontaktuj się z nami.
Artykuł napisany przez Justynę Sobczak
*żródło: Raport: V Ogólnopolskie Badanie Zarządzania Zmianą, J. Rubin, W. Grabowski, M.
Naumiuk (red.), Szkoła Zarządzania Zmianą, Wrocław 2020, www.zmiana.edu.pl
