Spis treści:
Każdy, kto miał do czynienia z projektami IT wie, że często trudno jest powiedzieć jednoznacznie, ile będzie trwało dane przedsięwzięcie. Jednak w przypadku Salesforce istnieją pewne ramy czasowe, w których, w znacznej większości przypadków, udaje się sfinalizować wdrożenie. Zasadniczo projekty dzielimy na podstawowe (MVP) i bardziej złożone.
W wielu wypadkach firmy decydują się na dodanie nowych funkcjonalności już po uruchomieniu narzędzia. Mówimy wtedy o kontynuacji współpracy – czas poświęcony na dodanie nowych funkcji nie jest wliczany ram czasowych, o których dziś się dowiesz.
Jakie są typy wdrożeń Salesforce?
Na początek, sprawdźmy, jakie są warianty wdrożenia Salesforce i ile trwają:
- MVP (maksymalny czas trwania projektu: do 10 tygodni);
- SMB (maksymalny czas trwania projektu: 12 tygodni);
- CBU (minimalny czas trwania projektu: 8 tygodni);
- Enterprise (minimalny czas trwania jednej fazy: 12 tygodni)
Ważne: ze względu na dużą skalę projektów typu Enterprise w ich przypadku podajemy czas trwania pojedynczej fazy.
Niezależnie od skali projektu, wszystkie rodzaje wdrożenia Salesforce mają elementy wspólne – opiszemy je poniżej. Następnie przyjrzymy się różnicom w poszczególnych etapach w zależności od tego, z jakim projektem mamy do czynienia.
Analiza wymagań przed wdrożeniem Salesforce
Analiza w projekcie wdrożeniowym Salesforce jest kluczowym etapem, który polega na zrozumieniu potrzeb i wymagań organizacji oraz opracowaniu planu działania w celu skonfigurowania i dostosowania platformy Salesforce do tych potrzeb. Proces analizy ma na celu zbieranie informacji, identyfikację celów biznesowych oraz określenie najlepszych rozwiązań dostosowanych do specyficznych potrzeb klienta.
Ile trwa faza analizy przedwdrożeniowej?
- MVP – ok. 2 tygodnie;
- SMB – ok. 3-4 tygodni;
- CBU – ok. 3-5 tygodni;
- ENTERPRISE – z reguły 2-3 miesiące na początku projektu wdrożeniowego, a przed każdą kolejną fazą proradzimy analizę, która trwa 2-3 tygodnie.
Faza analizy różni się w zależności od zakresu projektu, czyli tego, ile funkcjonalności i customizacji ma obejmować wdrożenie. Analiza będzie trwać krócej przy wdrożeniu MVP, a dłużej przy wdrożeniu dla małych i średnich przedsiębiorstw, czy organizacji klasy Enterprise.
Zakres analizy przed implementacją Salesforce
Przyjrzyjmy się teraz elementom składowym tej fazy projektu.
- Zbieranie wymagań: Rozpoczyna się od spotkań i dyskusji z przedstawicielami organizacji, aby zrozumieć ich cele biznesowe, wyzwania i oczekiwania od Salesforce. Podczas tych rozmów zbierane są informacje dotyczące procesów biznesowych, funkcji, raportowania i integracji z innymi systemami.
- Analiza istniejących procesów: Zespół analityczny analizuje istniejące procesy biznesowe organizacji, aby zidentyfikować obszary, które można zoptymalizować lub zautomatyzować za pomocą platformy Salesforce.
- Tworzenie map procesów: Tworzone są mapy procesów, które przedstawiają kroki i etapy zaangażowane w różne procesy biznesowe. To pomaga zrozumieć, jak procesy będą działać na platformie Salesforce.
- Tworzenie modeli danych: Analizuje się strukturę danych potrzebną do wspierania procesów biznesowych. Tworzone są modele danych, które odzwierciedlają relacje między różnymi danymi.
- Identyfikacja customizacji i konfiguracji: Na podstawie zebranych wymagań i analizy procesów, tworzony jest plan customizacji i konfiguracji platformy Salesforce. Obejmuje to m.in. definiowanie pól, obiektów, zależności, reguł walidacji, procesów automatyzacji i innych elementów.
- Tworzenie prototypów: W niektórych przypadkach można stworzyć prototypy w Salesforce, które demonstrują, jak będą działać zdefiniowane procesy i konfiguracje. To pozwala na ich weryfikację i customizację przed pełnym wdrożeniem.
- Dokumentowanie wymagań: Wszystkie zebrane wymagania, analizy procesów i plany customizacji są dokumentowane. Jest to duże ułatwienie dla zespołu w trakcie wdrożenia i w późniejszych fazach projektu.
Analiza jest kluczowym elementem projektu wdrożeniowego Salesforce, ponieważ stanowi podstawę dla dalszych działań, takich jak konfiguracja, rozwój, testowanie i wdrażanie. Dzięki starannej analizie można lepiej dostosować platformę Salesforce do potrzeb konkretnej organizacji, co przyczynia się do sukcesu wdrożenia i efektywności systemu.
Poznaj cenę implementacji Salesforce
Faza wdrożenia
Ramy czasowe tej części projektu przedstawiają się następująco:
- MVP – ok. 4-8 tygodni
- SMB – ok. 8-12 tygodni
- CBU – ok. 12-18 tygodni
- ENTERPRISE – ok. 12 tygodni/faza
Właściwe wdrożenie platformy Salesforce składa się z kilku kluczowych etapów, które obejmują planowanie, konfigurację, testowanie, wdrożenie i utrzymanie.
Planowanie
- Definiowanie celów biznesowych i oczekiwań.
- Określenie zakresu projektu, w tym funkcji, procesów i integracji.
- Ustalenie harmonogramu projektu i alokacji zasobów.
- Wybór odpowiednich modułów i rozwiązań Salesforce.
Konfiguracja i customizacja
- Tworzenie obiektów, pól, zależności, reguł walidacji i procesów automatyzacji.
- Tworzenie customizowanych widoków, paneli i raportów.
- Konfiguracja bezpieczeństwa dostępu i uprawnień.
Szkolenie użytkowników
- Przygotowanie materiałów szkoleniowych dla użytkowników.
- Organizacja sesji szkoleniowych, aby zapoznać użytkowników z nowym systemem i jego funkcjonalnościami.
Wdrożenie
- Przeniesienie customizacji i konfiguracji z środowiska sandbox do środowiska produkcyjnego.
- Testowanie ostatecznej konfiguracji w środowisku produkcyjnym.
- Uruchomienie systemu dla użytkowników.
Faza UAT, czyli testy nowej platformy
UAT (User Acceptance Testing) w kontekście wdrożenia Salesforce odnosi się do procesu testowania, w którym użytkownicy końcowi lub przedstawiciele biznesowi biorą udział w weryfikacji i akceptacji systemu Salesforce przed jego pełnym wdrożeniem. Celem UAT jest upewnienie się, że system spełnia oczekiwania użytkowników i działa zgodnie z zaplanowanymi procesami biznesowymi. Faza UAT trwa do 3 tygodni.
UAT to ważny etap w projekcie wdrożenia Salesforce, ponieważ umożliwia użytkownikom finalne zatwierdzenie systemu przed jego uruchomieniem, co minimalizuje ryzyko wystąpienia błędów lub niezgodności w późniejszych etapach wdrożenia. Oto jak wygląda typowy proces UAT w kontekście wdrożenia Salesforce.
Jak przebiegają testy?
Przygotowanie do testów: tworzenie scenariuszy testowych, planów testów i zestawu danych testowych.
Testowanie: użytkownicy końcowi przeprowadzają testy, które obejmują różne przypadki użycia i scenariusze biznesowe. Mogą to być typowe operacje, które użytkownicy będą wykonywać w systemie, takie jak
- tworzenie rekordów,
- edycja danych,
- wykonywanie raportów itp.
Identyfikacja problemów: użytkownicy rejestrują wszelkie znalezione błędy, niezgodności lub potencjalne usprawnienia. Zgłaszane są również przypadki, w których system nie działa zgodnie z oczekiwaniami.
Rozwiązanie problemów: zespół wdrażający Salesforce analizuje zgłoszone problemy i podejmuje działania naprawcze, jeśli to konieczne. Następnie aktualizuje system na podstawie tych informacji.
Re-testowanie: Po dokonaniu poprawek, użytkownicy ponownie przeprowadzają testy, aby upewnić się, że zgłoszone problemy zostały rozwiązane.
Akceptacja: Jeśli system spełnia oczekiwania użytkowników i działa zgodnie z wymaganiami biznesowymi, użytkownicy akceptują go jako gotowy do wdrożenia.
Dobrze przeprowadzony proces UAT sprawia, że system Salesforce jest przygotowany do pełnego wdrożenia, minimalizując potencjalne ryzyko wystąpienia problemów po wdrożeniu.
Go-live – zielone światło dla uruchomienia Salesforce
Faza Go-live to etap wdrożenia Salesforce, w którym nowy system zostaje oficjalnie uruchomiony i udostępniony użytkownikom w środowisku produkcyjnym. To moment, w którym organizacja przechodzi z etapu testów i konfiguracji do pełnego wykorzystywania nowej platformy Salesforce w codziennej pracy. Jak wygląda typowa faza Go-live w projekcie wdrożeniowym?
Finalne testy: przed przejściem do fazy Go-live, istotne jest przeprowadzenie ostatecznych testów, aby upewnić się, że wszelkie poprawki i customizacje wprowadzone w trakcie etapu testowania są skuteczne i system działa poprawnie.
Przygotowanie użytkowników: przed oficjalnym uruchomieniem rozwiązania trzeba się upewnić, że wszyscy użytkownicy są odpowiednio poinformowani o nadchodzącym Go-live. Jest to oczywiste, ale łatwo o tym zapomnieć.
Plan wdrożenia: przygotowanie szczegółowego planu na dzień Go-live. To obejmuje ustalenie dokładnej daty i godziny, kiedy nowy system zostanie wprowadzony do środowiska produkcyjnego.
Backup i zabezpieczenia: przed wdrożeniem konieczne jest wykonywanie kopii zapasowych danych istniejącego systemu i utworzenie punktu przywracania, aby w razie problemów można było cofnąć zmiany.
Wdrożenie: w momencie Go-live, zespół odpowiedzialny za wdrożenie wprowadza dokonane wcześniej zmiany i customizacje do środowiska produkcyjnego. Obejmuje to np. przeniesienie customizacji, konfiguracji, danych i innych elementów.
Monitorowanie: po uruchomieniu nowego systemu w środowisku produkcyjnym, zespół odpowiedzialny za wdrożenie monitoruje jego działanie, aby upewnić się, że nie występują problemy, awarie lub spadki wydajności.
Wsparcie: w dniu Go-live i wkrótce po nim, zespół wsparcia jest gotowy do reagowania na ewentualne problemy zgłoszone przez użytkowników. Więcej o tej fazie, zwanej Hypercare, przeczytasz za chwilę.
Ważne jest także prowadzenie dokumentacji dotyczącej procesu Go-live, bieżących działań i reakcji na ewentualne problemy. Te informacje mogą okazać się przydatne w przyszłości.
Co to jest faza Hypercare?
W kontekście wdrożenia Salesforce Hypercare odnosi się do okresu intensywnego wsparcia klienta tuż po uruchomieniu nowego systemu, aplikacji lub projektu. To trwający do 4 tygodni okres, w którym zespół wsparcia po stronie partnera wdrożeniowego monitoruje, rozwiązuje ewentualne problemy i reagowaniu na bieżące wyzwania, które zgłasza klient w kontekście wdrożenia.
Główne cele fazy Hypercare to:
Monitorowanie wydajności: zespół Hypercare monitoruje działanie systemu i analizuje jego wydajność, aby szybko zidentyfikować i rozwiązać problemy lub awarie.
Reagowanie na incydenty: jeśli wystąpią problemy, zespół Hypercare podejmuje działania naprawcze i pomaga w rozwiązaniu problemów, aby minimalizować wpływ na użytkowników i działalność organizacji.
Udzielanie wsparcia użytkownikom: w okresie Hypercare zespół jest gotów, by odpowiadać na pytania i udzielać wsparcia użytkownikom, którzy mogą mieć problemy z nowym systemem lub potrzebować pomocy w jego obsłudze.
Customizacja i optymalizacja: Hypercare to również czas na zbieranie od użytkowników opinii i uwag dotyczących systemu. Zgromadzona wiedza może być wykorzystana do dalszych customizacji i optymalizacji.
Podsumowanie
Na czas trwania projektu wpływają choćby takie czynniki jak:
- potrzeby klienta;
- liczebność i zaawansowanie technologiczne jego zespołu;
- obecność Komitetu Sterującego (tzw. Steerco) i wiele innych.
Wdrożenie ekosystemu Salesforce i czas jego trwania to złożone zagadnienie, ale mamy nadzieję, że ten artykuł rozjaśnił Ci tę kwestię i skontaktujesz się z nami, by omówić projekt wdrożeniowy w Twojej organizacji! Klikając poniższy banner, możesz łatwo umówić się na 30-minutową, bezpłatną rozmowę z naszym ekspertem.
