Sprawnie działający CRM to świetne narzędzie pozwalające na poprawę efektywności funkcjonowania przedsiębiorstwa i usprawnienie zarządzania sprzedażą. System taki ma również pozytywny wpływ na wyniki finansowe firmy. Dla osiągnięcia powyższych efektów ważna jest optymalizacja CRM pod kątem potrzeb danej organizacji. Konieczne jest także dokładne zrozumienie procesów sprzedażowych przebiegających w firmie. Praca w systemie ma być dla użytkowników łatwa i efektywna, a raportowanie działań powinno przynosić wymierne efekty biznesowe.
Zarządzający bardzo często dążą do minimalizacji kosztu zakupu systemu CRM. Wybierają oni na przykład rozwiązania darmowe, proste i często niepokrywające się z potrzebami ich firm. Niektórzy uważają, że jeśli jakiegoś procesu nie uda się wprowadzić do logiki działania CRM, to należy zmienić ten proces. To błędne założenie. Przy takim podejściu, gdy optymalizacja CRM nie została skutecznie przeprowadzona, jego funkcja jest ograniczona do rozbudowanej książki adresowej z kalendarzem. A z tego ostatniego i tak nikt nie korzysta.
Pierwszy krok – zbadanie potrzeb
Zbadanie potrzeb i opisanie wszystkich związanych ze sprzedażą procesów zachodzących w firmie jest najważniejsze. Począwszy od pozyskania leadów, poprzez proces przekazywania i konwersji aż do podpisania kontraktu. Przegląd wszystkich procesów pozwoli na zidentyfikowanie obszarów, które wymagają objęcia systemem CRM.
Wybór rozwiązania – od leadu po raportowanie
Znając potrzeby i obszary do objęcia systemem CRM, możemy przystąpić do poszukiwania najlepszego rozwiązania. I tutaj znowu – darmowe systemy mogą sprawdzić się nieźle jako narzędzie do zarządzania książką adresową, ale możliwe, że nie zadziałają najlepiej w kontekście przypisywania zadań pracownikom. W darmowych rozwiązaniach zazwyczaj trudno o narzędzia do raportowania działań. Ważne jest także dostosowanie CRM-u do specyfiki pracy sprzedawców. Jeśli pracują oni w terenie, dużym ułatwieniem dla nich będzie możliwość pracy na mobilnej aplikacji (rejestracja spotkań, telefonów itp).
Wdrożenie rozwiązania – optymalizacja CRM
Przy wdrażaniu wybranego rozwiązania kluczowa jest konsekwencja i umiejętne przeniesienie opisanych już procesów do logiki działania systemu. Ważne jest to, żeby informacje przez system przechodziły tak samo, jak w codziennej praktyce firmy. Hierarchia użytkowników musi być ustawiona w ten sam sposób jak w firmie. Podobnie muszą też wyglądać dostępy do danych i zabezpieczenia systemu.
Na tym etapie może okazać się konieczne skorzystanie z usług firmy zewnętrznej, która przygotuje i wdroży system najlepiej dopasowany do naszych potrzeb, a później przeniesie historyczne dane do nowego systemu.
Chcesz dowiedzieć się więcej o optymalizacji CRM, którego używasz w swojej organizacji? Skontaktuj się z nami!
Więcej o chmurowych rozwiązaniach Salesforce możesz przeczytać tutaj.
